أثناء تعاملكم اليومي مع الموردين، سيتعين عليكم التحقق بأنهم يتحملون المسؤولية ويزودون المحتوى الدقيق الذي تطلبونه وفي الأوقات المطلوبة. وذلك لضمان تشغيل مصلحة العمل بطريقة سليمة ومربحة. يمكنكم تأسيس تعاملكم مع المورد بطريقة منتظمة واحترافية من خلال 3 عمليات رئيسية:

1. إدارة الميزانية بطريقة منظمة

• منذ لحظة التوقيع على الاتفاقية تأكدوا بأنكم تفهمون جميع التفاصيل وأن طريقة العمل مع المورد منتظمة وواضحة للجميع. فعلى سبيل المثال، حددوا ما هي التقارير التي ينبغي على المورد تزويدكم بها لكي يحصل على دفعة (تقرير عن ساعات، تقرير عن أعمال تم إنجازها وما إلى ذلك). 
• اتفقوا مع المورد على آلية واضحة للدفعات والخصومات كذلك مقابل سلع وخدمات خارجة عن نطاق المحتوى الذي تحدد، وذلك لتفادي حالات وصول فاتورة حساب مفاجئة وغير متوقعة وحالات عدم الاتفاق.

2. تحديد جداول زمنية

تحديد الجدول الزمني هو أمر مهم لتعريف ما هو "خط النهاية" الذي تستلمون عنده السلعة أو الخدمة ولخلق التزام ومسؤولية من طرف المورد تجاهكم. طالما لم يتحدد جدول زمني، فقد يستمر المشروع وتترتب عنه تكاليف عالية، وخاصة في الحالات التي يكون فيها لدى المورد عدد من المشاريع في آن واحد، ومن الأفضل له الإبقاء على مرونة وعدم تحديد المشروع داخل إطار زمني محدد. 

3. مراقبة الجودة بشكل متواصل

من الضروري أن تقوموا دائماً بقياس وتقييم السلعة أو الخدمة التي تحصلون عليها وعدم الاكتفاء بالفحص الذي قمتم به في مرحلة اختيار المورد، إنما يجب أن تقوموا بالفحص أيضاً أثناء التعامل الاعتيادي معه، وذلك لكي تتحققوا بأنكم تحصلون على مقابل كامل لما تدفعونه.

 ومن المحبذ بعد كل فترة زمنية تفقد باقي الموردين أو الخدمات والسلع الأخرى التي يزودكم بها المورد وجدوى تغيير المحتوى الذي تستلمونه. 

 ولأجل المحافظة على جودة دائمة فمن الأفضل أن تشكلوا آليات وعمليات عمل روتينية لمراقبة الجودة. مثلاً:

• حددوا من يصادق بأنكم تلقيتم المحتوى الذي طلبتوه.
• حددوا ما هي الآليات لفحص جودة السلعة أو الخدمة.
• اتفقوا مع المورد كيف يقدم لكم التقارير عن تقدمه وبأي وتيرة يتقدم. حددوا ما هي النقاط الزمنية التي تجتمعون فيها مع المورد لمواكبة الأمور وماذا تتوقعون من المورد أن يعرض فيها.
• اتفقوا مع المورد ماذا سيحدث فيما لو لم يتم الالتزام بالجداول الزمنية المحددة في المشروع.

 الخلاصة: التعامل مع الموردين لا ينتهي بانتهاء عملية اختيارهم الأولية. ابقاء العين مفتوحة بطريقة اعتيادية من شأنها تحسين عملية التعامل مع الموردين على المدى الطويل وقد توفر  المصاريف.