העסק שלכם זקוק לספקים איכותיים לצורך תפקוד מוצלח ויעיל. אם יהיו לכם בעיות ברשת המחשבים שספק ה-IT שלכם אחראי עליה, אם לא תקבלו בזמן את חומרי הגלם הנדרשים מהספק, או אם שירות המשלוחים שאתם משתמשים בו יגרום נזק למוצרים שלכם, התפעול השוטף של העסק ייפגע, ולא תצליחו לעמוד בהתחייבויות ללקוחות שלכם. המשמעות הישירה של בחירת ספק שאינו מספיק איכותי, היא הפסד כספי ופגיעה בשם הטוב שלכם. לכן, חשוב לבחור היטב את הספקים איתם אתם בוחרים לעבוד.

תהליך בחירת הספקים מתחיל בהגדרה של המוצרים או השירותים שאתם מחפשים, כלומר, בהגדרת תכולת העבודה הנדרשת מהספקים השונים.

התכולה צריכה להיגזר מצורכי העסק

תוכלו להגדיר את צורכי העסק מתוך הניסיון והידע האישיים שלכם או להיעזר ביועץ חיצוני שילווה אתכם בתהליך. היועץ שאיתו תעבדו בשלב הגדרת הצורך לא בהכרח חייב להיות זה שייתן לכם את השירות או המוצר בהמשך.

כתבו תכולה ברורה ומפורטת, ללא סעיפים עמומים

המטרה שלכם היא שהספקים יבינו היטב מה נדרש מהם, כדי למנוע דיונים על התקציב או על רמת השירות לאחר תחילת העבודה מולם. תארו במדויק את ההיקף הנדרש, רמת השירות, מפרט המוצר וכל פרט אחר שעלול לייצר פער בין הציפיות שלכם לבין מה שהספק הבין, תמחר או סיפק.

תכולה מפורטת תאפשר לכם גם להשוות בקלות בין הצעות

ככל שתקפידו למקד ולדייק את הצרכים והתכולות, כך יהיה לכם קל יותר להשוות בין הצעות המחיר שתקבלו מספקים שונים. לדוגמה, אם יש לכם צורך בציוד משרדי כמו מחברות או קלסרים, פרטו את הגדלים הנדרשים לכם, הכמות שתרצו להזמין, סוג המוצר וכו'. 

בשורה התחתונה: הגדרה מדויקת של תכולת העבודה הנדרשת מהספק היא הבסיס לתהליך מציאת הספקים המתאימים.