الخطوة الأولى نحو إدارة مخزون البضائع بطريقة ذكية هي تحديد مستوى مخزون البضائع اللازم من كل سلعة لكي تتمكنوا من تلبية طلبات الزبائن خلال الفترة الزمنية المطلوبة. إذن كيف نقوم بذلك؟ 

تقيدوا بالخطة التجارية واعملوا تقدير لحجم الطلب المتوقع مستقبلاً لكل سلعة

استعينوا بمعطيات من مبيعاتكم وبتحليل البيئة التجارية وبالنظر غلى غايات النمو التي تسعى المصلحة التجارية لبلوغها وبالنظر غلى العومامل التي قد تؤثر على الطلب (مثل حملات التنزيلات) لكي تعملوا تقدير دقيق قدر الإمكان للمبيعات. احرصوا على مراجعة توقعاتكم بشكل منتظم وتحديثها بحسب معطيات المبيعات الفعلية.

 حددوا ما هو أقل مستوى مخزون مطلوب لك سلعة

حددوا ما هي أصغر كمية ممكنة من كل سلعة يجب ان تتوفر في المصلحة في كل لحظة لأجل تلبية الطلب المتوقع. وبناء على هذا الحساب ومع مراعاة الزمن اللازم لتجديد المخزون، حددوا متى عليكم الاتصال بالمورد لتجديد الطلب.

من المحبذ أيضاً أن تفحصوا ما هي أصغر كمية بضائع يمكن طلبها وتكون مجدية بالنسبة لكم من حيث السعر. فلربما إذا زدتم الطلب فوق كمية معينة فستحصلون على سعر أفضل.

 افحصوا مخزون البضائع بشكل دوري وثابت

ولتفادي الوقوع في حالات نقص المخزون، حددوا زمناص محدداً لإجراء مراجعات روتينية لموض مخزون البضائع. من المفضل عد القيام بهذا الفحص في ساعات ضغط العمل، وتعيين شخص ما يكون مسؤولاً عن إجراء هذه المراجعات بشكل ثابت.

 حددوا المستوى الأعلى للمخزون

من المحبذ تحديد ما هي أكبر كمية يجب أن تتوفر من كل سلعة في مخزون البضائع، وذلك لكي لا تصلوا غلى حالة يكون فيها مخزون فائض لا يُباع أو تنتهي صلاحيته. راعوا الطلب المتوقع وتواريخ انتهاء صلاحية السلع الموجودة وراعوا كذلك قدرتكم على تخزين مخزون البضائع.