النظام في المستندات هو الأساس لخلق إدارة اقتصادية روتينية صحيحة. حين يكون هناك نظام في المستندات، يسهل متابعة النفقات والدخل، ويسهل العثور على معلومات وأخطاء في المعاملات التي تتم مع مزودين مختلفين وهيئات مختلفة ويسهل سحب المستندات المناسبة لعرضها عند اللزوم.

هناك أوراق كثيرة تصلنا بواسطة البريد. افحصوا إذا كانت هناك إمكانية لاستلام المستندات عبر البريد الإلكتروني واحفظوها في "غيمة" أو في الكمبيوتر.

 ابدأوا عملية التصنيف من لحظة استلامكم المستند:

1. افحصوا إذا كان عليكم القيام بأمر ما بعد استلام المستند. إذا كانت هناك حاجة للقيام بمعاملة ما مثل الدفع أو تحديث التفاصيل، فضعوا المستند في مكان بارز للعيان واهتموا بمعالجة الأمر في اقرب فرصة. وإذا لم تكن هناك حاجة للقيام بمعاملة ما، فاحفظوا المستند في دوسيه واحتفظوا به في مكان ثابت.

مقترح للتوثيق المفيد:

2. قوموا كل بضعة شهور أو مرة في السنة بمراجعة جميع المستندات التي حفظتموها، وتخلصوا من المستندات التي لا حاجة بها بععد..

 وبحسب توصية مجلس الاستهلاك، فمن المحبذ الاحتفاظ بالمستندات المالية لمدة 7 سنوات على الأقل. يمكنكم العثور على تقاصيل كاملة لجميع أنواع المستندات والوقت المفضل لحفظ كل واحد منها في هذه القائمة الصادرة عن مركز بعمونيم.