وعند القيام بعملية تنفيذ الصفقة يتم إصدار مستندات عن مختلف المراحل التي تتكون منها الصفقة. وهذه المستندات يستعملها أطراف الصفقة لمتابعة تقدم الصفقة بمسار سليم (المحتويات، المواعيد، الجودة، الدفعات وما إلى ذلك) أو في حالة وجود خلاف قضائي بين أطراف الصفقة، فتُستعمل كدليل على عدم الالتزام بشروط الصفقة. بعض المستندات تُعرض أيضاً أمام سلطات الضريبة في سياق القيام بواجب تقديم التقارير وإدارة دفاتر المصلحة.

عرض سعر
أمر غير إلزامي في إدارة الدفاتر، لكنه يساعد الزبون على المصادقة على الصفقة ويُعتبر مستنداً مرجعياً لما اتفق عليه الأطراف.

 طلب شراء (طلب بيع/ طلب عمل)

هي بمثابة "مصافحة اليد" الافتراضية للاتفاق على الصفقة. يشمل طلب الشراء تفاصيل مثل شروط الصفقة وكيفية الدفع مقابل الخدمة أو السلعة التي يتم طلبها. من الأفضل لكم دائماً استلام طلب شراء من الزبون قبل أن تبدأوا بالعمل. فقد تستخدمون هذا الطلب في حال عدم الوفاء بشروط الصفقة.

شهادة إرسال

وهو المستند المُرفق بالبضاعة التي يتم تزويدها للزبون. ويستعين بها الزبون لكي يتحقق من استلامه محتوى الطلبية. وبحسب تعليمات إدارة الدفاتر فيجب أن تُرفق بكل إرسالية بضاعة شهادة إرسال أو فاتورة ضريبة.

حساب صفقة
في حالات معينة يقوم صاحب المصلحة بتسليم حساب الصفقة للزبون كطلب لدفع الثمن. وبما أن حساب الصفقة لا يُستخدم كدليل على قيام الصفقة لأغراض الضريبة، فإن استخدام حستب صفقة وليس فاتورة ضريبة (في المصالح التي يجوز استخدامها) سيؤجل دفع ضريبة القيمة المضافة على الصفقة وسلفات الضريبة لحين استلام الثمن من الزبون. يُستخدم حساب الصفقة عادة في مصالح العمل التي لا تملك مخزون بضائع. من المحبذ استشارة مدقق الحسابات إذا كان استخدام حساب الصفقة جائزاً في مصلحتكم.

فاتورة ضريبة

فاتورة الضريبة هي إثبات لقيام الصفقة. وبحسب مجموع فواتير الضريبة تتحدد مدخولات المصلحة الفعلية، ولهذا فإنها مستند غلزامي في المصالح المرخصة والشركات المحدودة. لزام عليكم إصدار فاتورة ضريبة عند تنفيذ صفقة. يستلم الزبون النسخة الأصلية من الفاتورة لغرض تقديم تقاريره إلى الضريبة ونسخة عنها تظل لديكم لغرض تقديم تقاريركم للضريبة.

سند قبض (وصل)
سند القبض يشكل إثباتاً على استلام الدفعة مقابل الصفقة. يفرض القانون على أصحاب المصالخ إصدار سند قبض عند استلامهم دفعة مالية وتسليم السند للزبون. لا حاجة لحفظ نسخة عن سند القبض.

فاتورة وسند قبض

اسم هذا المستند يعبر عن ماهيته، فهو فاتورة ضريبة وسند قبض معاً، ويتم إصداره بنسختين - نسخة تظل لدى صاحب المصلحة كفاتورة ضريبة للتوثيق الداخلي والنسخة الأخرى يستلمها الزبون كإثبات قانوني لتنفيذ الصفقة واستلام الدفعة. هذا المُستند يُستخدم عادة لدى مصالح العمل التي تُصدر حساب صفقة.

لا يجوز لكم قبض مال (نقداً، شيك أو تحويل بنكي) دون إصدار سند قبض في نفس اللحظة. يمكنكم تأجيل إصدار فاتورة الضريبة، لكن سند القبض هو إثبات بأنكم لم تحاولوا التهرب من دفع الضريبة وسجلتم استلام المال بشكل رسمي. انتبهوا: في حالة عدم إصدار سند قبض في موعد استلام الدفعة، فقد يؤدي تفتيش عفوي للضريبة إلى شطب دفاتركم وقد يكلفكم دفع غرامة كبيرة!